Pfarramtsführung

Wollen Sie sich in Ihrer Kirchgemeinde für einen Serienbrief weiterhin mit Excel Adresslisten, die eventuell nicht einmal aktuell sind, und dem Seriendruck Manager im Word herumärgern? Nutzen Sie Ihre Zeit besser!

isys Personendatenverwaltung

Was bietet isys-ProPfarramt

  • Adress- und Adressgruppenverwaltung (Patchwork-Familien tauglich)
  • Schnittstellen zu allen Einwohnerkontrollesoftwares oder Geres/Sedex-Schnittstelle
  • Haushaltsbrief-,  Elternbrief- und Serienbriefversand
  • schnelles Erstellen von Adresslisten nach beliebig vielen Kriterien (z.B. Jubilarenliste)
  • unkompliziertes Erstellen von Taufurkunde, Firmschein, Haushalts- und Familiendatenblatt etc.
  • Administration der Kasualien
  • Daten Excel-Exporte
  • Verwaltung der Kirchenboten- bzw. Pfarrblattempfänger

 Funktionsweise

Nach einer einmaligen Datenübernahme bestehender Adressdaten in isys-ProPfarramt, pflegen all Ihre Mitarbeiter denselben Adressstamm. Bei jedem Adressaten sehen Sie auf einen Blick die sozialen Vernetzungen wie Familie, Helfergruppen, Vorstände etc. Nebst Einsicht in die familiären und kirchlichen Fakten können Adressaten in beliebig viele selbsternannte Adressgruppen zusammengezogen werden, aus denen wieder per Mausklick Serien-Emails, Serienbriefe oder Listen erstellt werden können. Zusätzlich dokumentiert das Programm beim Adressaten oder im Projekt alle Ihre Aktivitäten. So können Sie auch nach Jahren nachvollziehen wer mit wem was und wie erledigt hat.

Demovideo isys-ProPfarramt

eDemo Video

 

Adressverwaltung

Die Adressverwaltung ist das zentrale Herzstück von isys-ProPfarramt. In ihr ist alles ersichtlich, was für die eingetragenen Adressen wichtig ist:Adressverwaltung

Adressdaten

Zu einer Adresse können alle wichtigen Informationen für ein Pfarramt eingetragen werden. Zusätzlich zu den vorgegebenen Datenfeldern stehen 14 Wahlfelder bereit, die selber festegelegt werden können. Neben der geöffneten Adresse werden in Untertabs automatisch die Familienmitglieder geöffnet. So behalten Sie immer den Überblick über den Stammbaum. PersonendatenDie Lebensdaten einer Person werden in einem separaten Tab Mutiert. Internet- und EMail-Adressen werden als Hyperlinks eingetragen, die automatisch den Webbrowser bzw. den EMail-Client öffnen.

Adressen können mit Klick in beliebig viele Adressgruppen eingetragen werden. An eine oder mehrere Adressgruppen können ganz einfach Serienbriefe erstellt werden.

Dossier- und Projekt-Modul

In der Dossier- und Projektverwaltung kommen alle relevanten Informationen bezüglich Dokumenten, Zuständigkeiten und Pendenzen zusammen. Von hier haben sie einen einfachen und schnellen Zugriff auf alle Ihre Dokumente.

Adressverzeichnisse und Listen

Über die Exportauswahl wählen Sie per Mausklick einfach die benötigten Daten- und Gruppenfelder aus, um Ihre Listen und Statistiken zu generieren.

Ein- und ausgehende Dokumente

Eingehende Dokumente werden beim Posteingang erfasst. Es werden Suchbegriffe für die spätere Suche und der Ablageort, z.B. die passende Signatur oder Stichwörter eingegeben. Zusätzlich wird festgehalten, wer diese Akte bis wann bearbeiten soll.

Ausgehende Dokumente

Für alle Dokumenttypen können Vorlagen hinterlegt werden. Somit wird die Erfassung automatisiert und das Corporate Design einheitlich umgesetzt. Adressen und Anreden können per Mausklick eingetragen werden, die Registrierung wird durch Suchfunktionen vereinfacht. Beim Speichern werden die relevanten Informationen und der Ablageort automatisch in die Datenbank eingetragen, wodurch das Dokument schnell und einfach wiedergefunden werden kann.

Serienbriefe

An eine oder mehrere Adressgruppen können unkompliziert Serienbriefe erstellt werden, die ebenfalls in der Datenbank verwaltet werden.

Registerplan-Modul

Um den Aufwand des Archivars möglichst klein zu halten, bietet isys-ProPfarramt ein leistungsfähiges Registerplanmanagement an. In diesem pflegt der Archivar effizient den Registerplan und die Suchwörterlisten. Nebst der Aufbewahrungs- und Datenschutzfristenverwaltung werden jegliche relevanten Reports unterstützt. Um ihr bestehender Registerplan einfach zu übernehmen, steht Ihnen eine Word-Import-Schnittstelle zur Verfügung.

Schnittstellen/ Abgleich

isys-ProPfarramt verfügt zu allen gängigen Einwohnerkontrollesoftwars Schnittestellen. Wir unterstützen: Abacus/Nest, Dialog, RufW&W VRSG, Dumo, CobraCRM, Glarus Hoch3 GeSoftund und Sedex/Geres

Datenbank

isys-ProPfarramt verwaltet Adressen und Dokumente mit Hilfe einer Datenbank. Diese enthält nicht die Dokumente selbst, sondern nur die relevanten Informationen aus diesen Dokumenten. Die Softwar läuft auf einem MySql-Server. MySql-Server und Dokumentenablage werden zentral auf dem Datenserver installiert, die Applikation isys-ProPfarramt lokal auf den Clientrechnern oder auf persönlichen Server-Laufwerken. isys-ProPfarramt ist eine .Net-Applikation, basierend auf C#.

Systemvoraussetzung

isys-ProPfarramt benötigt ein Windows-Betriebssystem mit installiertem .Net-Framework ab Version 2.0. Zur Erstellung der Dokumente wird Microsoft-Office verwendet. Die Mindestanforderungen liegen bei Microsoft Office 2002.

Verzeichnisse

Aus den Datenbank-Einträgen von isys-ProPfarramt können verschiedene Verzeichnisse erstellt werden. Für die Verzeichnisse stehen jeweils verschiedene Sortierungsoptionen zur Auswahl. Alle Verzeichnisse können per Mouseklick als Excel-Listen oder pdf-Dateien exportiert und ausgedruckt werden.

Adressverzeichnisse
  • Alle Adressen
  • Adressen einer oder mehrerer Gruppen

Die Adressverzeichnisse werden sortiert nach Name, Adress-Nummer, Strasse, PLZ oder Ort.

Aktenverzeichnisse
  • Verzeichnis nach Registraturplan
  • Verzeichnis nach PartnerIn
  • Verzeichnis nach Aktentyp
  • Verzeichnis nach Familien

Die Aktenverzeichnisse werden sortiert nach Datum, Partnerin, Beteff, Aktentyp oder Registratur.

Termine und Pendenzenliste

Termine und Pendenzenliste

Termine können entweder bei der entsprechenden Adresse, einer bestimmten Akte oder zu einem Dossier eingetragen werden. Zu einem Termin gehört ein Arbeitsauftrag, ein Fälligkeitsdatum und ein Ressort, welches den Auftrag erledigen soll.

Termine nach Ressort

Die Termine eines oder aller Ressorts können abgefragt und aufgerufen werden. In der Terminliste kann mit Doppelklick die zugehörige Adresse, Akte oder Terminbeschreibung eingesehen werden.

Alle TermineZusätzlich können Sie den Termin via iCal-Feed direkt in Ihren Kalender übertragen oder via Email versenden.

Pendenzenliste

Akten zur BearbeitungZur Bearbeitung fällige Akten können auch als Pendenzenliste aufgerufen werden:


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