isys-Protokollmanager
isys-Protokollmanager wird Ihnen das Protokollschreiben und -verwalten bedeutend erleichtern. Das mühsame Suchen nach alten Geschäften und das Erstellen von Inhaltsverzeichnissen wird der Vergangenheit angehören.
Was bietet Protokollmanager?
- Volltext-, Geschäfts-, und Pendenzensuche
- Inhaltsverzeichnis, Beschlussregister, Personenregister, Firmenregister, Stichwortregister und Vergabelisten
- Pendenzenverwaltung
- Protokollauszüge erstellen
- aus Vorprotokoll Einladung erstellen und versenden
- Beschlüsse verwalten
Ihr Vorteil:
- Ordnung in der Protokollablage
- Arbeiten in gewohnter Umgebung (MS Word)
- Pendenzenverwaltung
- auch nach Jahren einfaches Auffinden von Traktanden, Namen und Geschäften
- automatische Erstellung von Inhalts-, Stichwort- und Personenregister
- Ordnung im Protokoll
- Benutzerfreundlichkeit
Demo Video:
12 min. Video
Funktionsweise
Das Protokoll beginnt mit der Sitzungsvorbereitung, die aus dem Zusammenstellen der Traktanden für die nächste Sitzung besteht. Mit ein paar Klicks erstellen Sie vielleicht einen Protokollzusammenschnitt der vorgängigen Sitzungen. Diese Geschäftssammlung wird zusammen mit der Sitzungseinladung unkompliziert an alle TeilnehmerInnen versandt. So sind an der Sitzung alle TeilnehmerInnen auf dem aktuellen Stand.
An oder nach der Sitzung nehmen Sie das vorbereitete Dokument und protokollieren. Wobei Sie Personen und Geschäfte auf einfache Art markieren, so dass die Protokolle zu einem späteren Zeitpunkt wieder finden.
Traktanden
Die Traktanden- und Thementitel werden im Protokoll aus einer normalen Textzeile auf Knopfdruck in der zusätzlichen Menüleiste von isys-Protokollmanager erstellt. Die Nummerierung der Titel und die Erstellung der Traktandenliste geschieht automatisch.
Standardtraktanden
Wiederkehrende Standardtraktanden werden in einer Liste hinterlegt, aus der sie mit einem einfachen Mechanismus schnell in das Protokoll übernommen werden. Falls erwünscht kann die Reihenfolge der Traktanden im Inhaltsverzeichnis - anstelle der alphabetischen Reihenfolge - selber festgelegt werden.
Standardthemen
Auch Standardthemen können - falls vorhanden - in einer Liste hinterlegt und aus dieser schnell und einfach in das Protokoll übernommen werden.
Die Traktandentitel können mit Spezialtiteln wie Unter-, Ober- und Zwischentitel weiter gegliedert werden.
Protokoll in MS Word verfasst
Protokolle werden mit isys-Protokollmanager mit MS Word verfasst. Alle Word-Funktionen stehen nach wie vor zur Verfügung. Mit der zusätzlichen Menüzeile, wird Word durch isys-Protokollmanager ergänzt.
Das Protokoll enthält Traktanden, die ein oder mehrere Themen umfassen können. Wenn das Protokoll wiederkehrende Standardtraktanden hat, können diese in einer Liste hinterlegt und aus dieser jeweils in das Protokoll übernommen werden.
Im Text eines Traktandums werden Stichworte und Personen markiert, nach denen später Geschäfte mit den Suchfunktionen wieder gefunden werden können. Geschäfte und Traktanden werden automatisch nummeriert und zusammen mit ihren Stichwörtern und Personen in die Datenbank übertragen:
- Traktanden und Themen sind automatisch nummeriert.
- Geschäfte haben rechts eine im Jahr fortlaufende Nummer (optional).
- Stichworte und Personen wurden markiert.
Aufbau eines typischen Protokolls mit Traktanden- und Thementiteln, Traktanden- und Geschäftsnummern sowie markierten Stichworten. Aus den gespeicherten Daten werden automatisch die verschiedenen Verzeichnisse erstellt. Zu jedem Protokoll können auf Knopfdruck die passende Einladung, die Traktandenliste und Protokollauszüge erstellt werden. Optional können Geschäfte als Pendenzen verwaltet werden.
Einladungen mit Traktandenliste
Aus einem (Vor-) Protokoll wird mit einem Mausklick in einem vorformatierten Dokument eine Einladung zur Sitzung mit exakter Traktandenliste erstellt. Diese kann z.B. als Serienbrief verschickt werden.
Protokollauszüge und Extrakte
Ebenfalls mit Mausklick wird für ein Geschäft in einem Protokoll ein formatierter Protokollauszug erzeugt.
Man kann beliebige Teile eines Protokolls markieren und diese dann als Extrakt aus diesem Protokoll abspeichern. So kann man z.B. Teilprotokolle für verschiedene Adressaten erstellen.
Verzeichnisse
Inhaltsverzeichnis
In der Datenbank wird automatisch ein Inhaltsverzeichnis für einen Protokollband erstellt. Dieses enthält die Standardtraktanden in der vorgegebenen Reihenfolge und dazu die ihnen in den verschiedenen Protokollen zugeordneten Themen in alphabetischer Reihenfolge. Zu jedem Thema werden sein Protokoll, seine Traktandennummer und die Seitennummer angezeigt.
Stichwortregister
Die Stichwörter eines Protokollbandes werden mit den Titeln, unter denen sie in den Protokollen vorkommen, in einem Stichwortregister zusammengestellt. Das Stichwortregister ist dafür vorgesehen, hinten in den Protokollband eingebunden zu werden.
Personenregister
Die Personen eines Protokollbandes werden mit den Titeln, unter denen sie in den Protokollen vorkommen, in einem Personenregister zusammengestellt. Das Personenregister unterscheidet sich vom Stichwortregister darin, dass in ihm automatisch die korrekte Reihenfolge Nachname Vorname erscheint. Analog zum Personenregister kann auch ein Firmenregister und eine Vergabeliste erstellt werden.
Pendenzverwaltung
isys-Protokollmanager kann mit der optionalen Pendenzverwaltung abgerundet werden. Ein Geschäft in einem Protokoll, das als Pendenz bearbeitet werden soll, wird in die Pendenzverwaltung eingetragen. Gleichzeitig wird die Person oder das Ressort festgehalten, die dieses Geschäft bis zu einem Fälligkeitstermin bearbeiten soll. Zusätzlich wird vermerkt, wie die Bearbeitung zu geschehen hat.
Die Pendenzen werden verwaltet und können als Liste nach verschiedenen Kriterien wie Fälligkeitsdatum oder -zeitraum, dem zuständigen Ressort oder nach Stichworten zusammengestellt und ausgedruckt werden. Neben Protokollgeschäften können Pendenzen auch direkt in die Datenbank eingetragen werden.
Eine bearbeitete Pendenz kann in ein späteres Protokoll wieder eingebaut werden. Dazu kann man entweder nur den Titel des Geschäfts aus der Pendenzverwaltung übernehmen. Man kann aber auch - wenn man Teile des Geschäftstexts wieder verwenden will - das vollständige Geschäft aus dem früheren Protokoll übernehmen.
Suchen
Suche nach Traktanden und Themen
Während man im gedruckten Protokollband ein Thema mit Hilfe des Inhaltsverzeichnisses oder der Registers sucht, steht für die Suche auf dem Rechner ein besonderes Suchfenster zur Verfügung. In diesem kann man nach den verschiedenesten Kriterien wie Datum oder Zeitraum der Sitzung, Textteilen aus Traktandum- oder Thementitel, Protokollnummer oder nach Stichwörtern und Personen einzelne oder mehrere Themen suchen. Die gefundenen Themen werden in einer Liste oder einzeln dargestellt und auf Wunsch ausgedruckt.
In dieser Liste kann man mit einem Mausklick direkt das zugehörige Protokoll aufrufen und in diesem an den Anfang des gesuchten Themas springen. Von einem gefundenen Thema aus kann man ebenso mit einem Mausklick ein dazu relevantes Dokument direkt aufrufen und öffnen.
Geschäftssammlung
Man kann in der Liste der gefundenen Geschäfte mehrere auswählen und diese aus ihren verschiedenen Protokollen in eine gemeinsame Sammlung kopieren lassen.
Volltextsuche
Die Suche nach Traktanden und Themen wird ergänzt durch eine Volltextsuche. Mit ihr kann nach einer beliebigen Zeichenfolge in den Protokollen gesucht werden. Das Suchergebnis ist eine Liste von Protokollen, in der eins per Mausklick ausgewählt und geöffnet werden kann. Ein einfacher Suchmechanismus zeigt sodann die gesuchte Zeichenfolge in diesem Protokoll an.
Kundenstimmen
"Nun habe ich den Überblick, wer wann was gemacht hat und machen wird"
"Endlich finde ich jedes Dossiers wieder"
"Ich weiss nicht mehr, wie wir zuvor unsere Dossiers und Adressen verwaltet haben"
isys Support
Bei uns werden Sie auch nach dem Kauf eines Produktes nicht im Stich gelassen. Bei Problemen und Fragen rufen Sie uns an und wir helfen Ihnen.
Schulungen
Die isys-Programme sind so einfach in der Bedienung, dass sie nach einer kurzen Einweisung sofort benutzt werden können. Selbstverständlich veranstalten wir halbjährlich Schulungen.