Unser Anspruch an DMS ECM

Die öffentlichen Verwaltungen sind mit erheblichen Mengen an Dokumenten und Unterlagen konfrontiert. Nebst unterschiedlichsten Verträgen oder Urkunden, fallen jährlich unzählige Laufmeter Dokumente an, die mit grossem Aufwand archiviert werden müssen und sehr viel physischen Platz beanspruchen. Denken Sie an die jährlich eingehende Anzahl Steuerdossiers, sämtliche Kreditoren-Rechnungen,  Debitoren- und Inkassobelege, Dossiers aus der Bauverwaltung, Email- und Office-Dokumente - die Dokumentenflut ist enorm.

Unsere Lösung bietet Ihnen Transparenz für diesen Wissensschatz. Unter Berücksichtigung der Dokumentenlebenszyklen, Berechtigungen und des Datenschutzes stehen sämtliche Informationen jederzeit, gleichzeitig und fachapplikationsunabhängig zur Verfügung. ECM-Lösungen sind Integrationsplattformen zu bestehenden Softwarelandschaften und ergänzen diese mit vielen sinnvollen Funktionen.

Was bietet ELO für öffentliche Institutionen

• Organisierter und digitaler-workflow-gesteuerter Posteingang
• Vordefinierter Ablagestruktur (Registerplan)
• Sitzungs- und Protokollverwaltung
• Revisionssicherer Email-Archivierung
• Versioniertes Dokumentenmanagement
• Elektronische Geschäftsverwaltung
• Vertragsmanagement mit Vorlagen
• Kreditoren-Workflow mittels elektronischen Visums
• Zentral verwaltete Pendenzen & Aufgaben
• Integration zu bestehenden Software Produkten

Ihr Vorteil mit ELO

• einfaches Auffinden aller Dokumente über Adressaten, Verfasser, Betreffs, Inhalte, Aktentypen, Arbeitsgruppen, Abteilungen, Registraturplan
• Archivierungsfunktionen
• Mobilität mit iPhone/ iPad
• schneller Zugriff auf alle Dokumente
• Überwachung der Aufbewahrungsfristen
• einheitliche Umsetzung Ihres Corporate Designs
• Schnittstellemöglichkeit zu allen bestehende Produkten