Adress- und Dokumentenmanager

Verlieren Sie bei Ihren Dokumenten auch manchmal den Überblick? Wissen Sie nach Monaten noch, wer mit wem, welche Inhalte in welchen Dokumenten erstellt und bearbeitet hat? Und erinnern Sie sich noch, an welche Adressaten z.B. ein Serienbrief versand wurde?
Wir bieten Ihnen ein leistungsfähiges Adressverwaltungs- und Dokumentenmanagement-System mit integrierter Geschäftskontrolle zu einem unschlagbar günstigen Preis.
isys-ProDOK Integrierte Adress- und Dokumentenverwaltung unterstützt sie beim Auffinden Ihrer Dokumente. Es ermöglicht Ihnen die Suche nach Schlagwörtern, Adressaten, Betreffs, Inhalte, Aktentypen, Arbeitsgruppen, Abteilungen, Registerpläne etc.

Was bietet isys-ProDOK

Dossier- und Projektbezogene Dokumentenverwaltung
Adressatenbezogene Dokumentenverwaltung
verwaltet Adressen und Adressgruppen
protokolliert jede Aktivität mit Adressaten und Dokumenten
Verwaltet Telefon- und Aktennotizen
verwaltet Termine
Serienbriefversand
einheitliche Umsetzung Ihres Corporate Designs
Schnittstellen zu allen Einwohnerkontrollesoftwares oder Geres/Sedex-Schnittstelle

Adressverwaltung

Die Adressverwaltung ist das zentrale Herzstück von isys-ProDOK. In ihr ist alles ersichtlich, was für die eingetragenen Adressen wichtig ist:

Adressdaten

Zu einer Adresse können alle wichtigen Informationen eingetragen werden. Zusätzlich zu den vorgegebenen Datenfeldern stehen 14 Wahlfelder bereit, die selber festgelegt werden können.
Zu Firmen können beliebig viele Adressaten eingetragen werden, auch mit eigenen Telefonnummern, EMail- und Postadressen.
Internet- und EMail-Adressen werden als Hyperlinks eingetragen, die automatisch den Webbrowser bzw. den EMail-Client öffnen.

Adressgruppen

Adressen können mit Klick in beliebig viele Adressgruppen eingetragen werden. An eine oder mehrere Adressgruppen können ganz einfach Serienbriefe erstellt werden.

Suche

Werden Daten in einer Datenbank gespeichert, kann nach diesen Daten gesucht werden. Das Ergebnis besteht aus einer Liste mit den zu den Suchbegriffen passenden Dokumenten. Elektronisch gespeicherte Dokumente werden mit einem Doppelklick direkt geöffnet, und für Papierdokumente genügt der Griff in die Ablage oder ins Archiv.

Aktensuche

Dokumente können mit einer einfachen oder einer erweiterten Suche wiedergefunden und aufgerufen werden.

Adresssuche

Die Suche nach einer Adresse geschieht direkt im Adressfenster. Es können Suchbegriffe in die leere Eingabemaske eingetragen werden. Mit Knopfdruck werden die gefundenen Adressen zur Auswahl aufgelistet.

Dossier- und Projekt-Modul

In der Dossier- und Projektverwaltung kommen alle relevanten Informationen bezüglich Dokumenten, Zuständigkeiten und Pendenzen zusammen. Von hier haben sie einen einfachen und schnellen Zugriff auf alle Ihre Dokumente.

Verzeichnisse

Aus den Datenbank-Einträgen von isys-Prodossier können verschiedene Verzeichnisse erstellt werden. Für die Verzeichnisse stehen jeweils verschiedene Sortierungsoptionen zur Auswahl. Alle Verzeichnisse können per Mausklick als Excel-Listen oder pdf-Dateien exportiert und ausgedruckt werden.

Adressverzeichnisse

Alle Adressen
Adressen einer oder mehrerer Gruppen

Die Adressverzeichnisse werden sortiert nach Name, Adresse, Strasse, PLZ oder Ort.

Aktenverzeichnisse

Verzeichnis nach Registraturplan
Verzeichnis nach PartnerIn
Verzeichnis nach Aktentyp

Die Aktenverzeichnisse werden sortiert nach Datum, Partnerin, Betreff, Aktentyp oder Registratur.

Ein- und ausgehende Dokumente

Eingehende Dokumente können beim Posteingang erfasst werden. Es werden Suchbegriffe für die spätere Suche und der Ablageort, z.B. die passende Signatur oder Stichwörter eingegeben. Zusätzlich wird festgehalten, wer diese Akte bis wann bearbeiten soll.

Ausgehende Dokumente

Für alle Dokumenttypen sind Vorlagen hinterlegt. Somit wird die Erfassung automatisiert und das Corporate Design einheitlich umgesetzt. Adressen und Anreden sind per Mausklick eingetragen, die Registrierung wird durch Suchfunktionen vereinfacht. Beim Speichern werden die relevanten Informationen und der Ablageort automatisch in die Datenbank eingetragen, wodurch das Dokument schnell und einfach wiedergefunden werden kann.

Serienbriefe

An eine oder mehrere Adressgruppen können unkompliziert Serienbriefe erstellt werden, die ebenfalls in der Datenbank verwaltet werden.

Registerplan-Modul

Um den Aufwand des Archivars möglichst klein zu halten, bietet isys-ProDOK ein leistungsfähiges Registerplanmanagement an. In diesem pflegt der Archivar effizient den Registerplan und die Suchwörterlisten. Nebst der Aufbewahrungs- und Datenschutzfristenverwaltung werden jegliche relevanten Reports unterstützt. Um ihr bestehender Registerplan einfach zu übernehmen, steht Ihnen eine Word-Import-Schnittstelle zur Verfügung.

Registerplan/ Archivmodul

Um den Aufwand des Archivars möglichst klein zu halten, bietet isys-ProDOK eine leistungsfähige Registerplan- und Archivverwaltung an.

Der digitale Registerplan ist ein Abbild der physischen Dossierablage in ihrem Büro. Die Dossiers sind der jeweiligen Registerzeile zugeordnet.

Im Archivschema werden die Dossiers aller Abteilungen anhand der Signatur aufgeführt. Über die einzelne Signaturzeile kommen Sie direkt ins Archiv, in dem alle archivierten Dokumente einsehbar sind.

Ein Archivar sucht nach abgelaufenen Akten und Dossiers. Diese werden daraufhin in die Zwischenablage verschoben und aussortiert. Von der Zwischenablage kommen Sie dann ins Archiv.

Termine und Pendenzenliste

Termine können entweder bei der entsprechenden Adresse, einer bestimmten Akte oder zu einem Dossier eingetragen werden. Zu einem Termin gehört ein Arbeitsauftrag, ein Fälligkeitsdatum und ein Ressort, welches den Auftrag erledigen soll.

Termine nach Ressort

Die Termine eines oder aller Ressorts können abgefragt und aufgerufen werden. In der Terminliste kann mit Doppelklick die zugehörige Adresse, Akte oder Terminbeschreibung eingesehen werden.

Zusätzlich können Sie den Termin via iCal-Feed direkt in Ihren Kalender übertragen oder via Email versenden.

Pendenzenliste

Zur Bearbeitung fällige Akten können auch als Pendenzenliste aufgerufen werden:

Datenbank

isys-ProDok verwaltet Adressen und Dokumente mit Hilfe einer Datenbank. Diese enthält nicht die Dokumente selbst, sondern nur die relevanten Informationen aus diesen Dokumenten. Die Softwar läuft auf einem MySql-Server. MySql-Server und Dokumentenablage werden zentral auf dem Datenserver installiert, die Applikation isys-ProDOK lokal auf den Clientrechnern oder auf persönlichen Server-Laufwerken. isys-ProDOK ist eine .Net-Applikation, basierend auf C#.

Systemvoraussetzung

isys-ProDOK benötigt ein Windows-Betriebssystem mit installiertem .Net-Framework ab Version 2.0. Zur Erstellung der Dokumente wird Microsoft-Office verwendet. Die Mindestanforderungen liegen bei Microsoft Office 2002.

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