isys-Protokollmanager

isys-Protokollmanager wird Ihnen das Protokollschreiben und -verwalten bedeutend erleichtern. Das mühsame Suchen nach alten Geschäften und das Erstellen von Inhaltsverzeichnissen wird der Vergangenheit angehören.

Prozesse isys-Protokollprogramm

 

Was bietet isys-Protokollprogramme

 

  • Volltext-, Geschäfts- und Pendenzensuche
  • Arbeiten in gewohnter Umgebung Microsoft Word
  • auch nach Jahren einfaches Auffinden von Traktanden, Namen und Geschäften
  • automatische Erstellung von Inhalts-, Stichwort- und Personenregistern
  • Ordnung in der Protokollablage
  • Geschäftskontrolle
  • Pendenzenverwaltung

 

Funktionsweise

Das Protokoll beginnt mit der Sitzungsvorbereitung, die aus dem Zusammenstellen der Traktanden für die nächste Sitzung besteht. Mit ein paar Klicks erstellen Sie vielleicht einen Protokollzusammenschnitt der vorgängigen Sitzungen. Diese Geschäftssammlung wird zusammen mit der Sitzungseinladung unkompliziert an alle TeilnehmerInnen versandt. So sind an der Sitzung alle TeilnehmerInnen auf dem aktuellen Stand.
An oder nach der Sitzung  nehmen Sie das vorbereitete Dokument und protokollieren. Wobei Sie Personen und Geschäfte auf einfache Art markieren, so dass die Protokolle zu einem späteren Zeitpunkt wieder finden.

Demovideo isys-Protokollmanager

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12 min. Video

 

TraktandenTraktandenliste Traktanden Tagesordnungspunkte TOP Protokoll schreiben Protokollmanager isys Informatik isis

Die Traktanden- und Thementitel werden im Protokoll aus einer normalen Textzeile auf Knopfdruck in der zusätzlichen Menüleiste von isys-Protokollmanager erstellt. Die Nummerierung der Titel und die Erstellung der Traktandenliste geschieht automatisch.

Standardtraktanden

Wiederkehrende Standardtraktanden werden in einer Liste hinterlegt, aus der sie mit einem einfachen Mechanismus schnell in das Protokoll übernommen werden. Falls erwünscht kann die Reihenfolge der Traktanden im Inhaltsverzeichnis - anstelle der alphabetischen Reihenfolge - selber festgelegt werden.
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Standardthemen

Auch Standardthemen können - falls vorhanden - in einer Liste hinterlegt und aus dieser schnell und einfach in das Protokoll übernommen werden.

Die Traktandentitel können mit Spezialtiteln wie Unter-, Ober- und Zwischentitel weiter gegliedert werden.

Protokoll in MS Word verfasst

ProtMenü Menue Protokollmanager Protokoll schreiben isys Informatik isisokolle werden mit isys-Protokollmanager mit MS Word verfasst. Alle Word-Funktionen stehen nach wie vor zur Verfügung. Mit der zusätzlichen Menüzeile, wird Word durch isys-Protokollmanager ergänzt.

Das Protokoll enthält Traktanden, die ein oder mehrere Themen umfassen können. Wenn das Protokoll wiederkehrende Standardtraktanden hat, können diese in einer Liste hinterlegt und aus dieser jeweils in das Protokoll übernommen werden.

Im Text eines Traktandums werden Stichworte und Personen markiert, nach denen später Geschäfte mit den Suchfunktionen wieder gefunden werden können. Geschäfte und Traktanden werden automatisch nummeriert und zusammen mit ihren Stichwörtern und Personen in die Datenbank übertragen:

  • Traktanden und Themen sind automatisch nummeriert.
  • Geschäfte haben rechts eine im Jahr fortlaufende Nummer (optional).
  • Stichworte und Personen wurden markiert.


Protokoll schreiben Protokollmanager Aufbau Protokoll isys Informatik isisAufbau eines typischen Protokolls mit Traktanden- und Thementiteln, Traktanden- und Geschäftsnummern sowie markierten Stichworten. Aus den gespeicherten Daten werden automatisch die verschiedenen Verzeichnisse erstellt. Zu jedem Protokoll können auf Knopfdruck die passende Einladung, die Traktandenliste und Protokollauszüge erstellt werden. Optional können Geschäfte als Pendenzen verwaltet werden.

Verzeichnisse

Inhaltsverzeichnis

Traktandenverzeichnis Protokollmanager Protokoll schreiben Inhaltsverzeichnis Verzeichnis Tagesordnungspunkte TOP isys Informatik isisIn der Datenbank wird automatisch ein Inhaltsverzeichnis für einen Protokollband erstellt. Dieses enthält die Standardtraktanden in der vorgegebenen Reihenfolge und dazu die ihnen in den verschiedenen Protokollen zugeordneten Themen in alphabetischer Reihenfolge. Zu jedem Thema werden sein Protokoll, seine Traktandennummer und die Seitennummer angezeigt.

Stichwortregister

Stichwortverzeichnis Protokollregister Verzeichnis isys Informatik isisDie Stichwörter eines Protokollbandes werden mit den Titeln, unter denen sie in den Protokollen vorkommen, in einem Stichwortregister zusammengestellt. Das Stichwortregister ist dafür vorgesehen, hinten in den Protokollband eingebunden zu werden.

Personenregister

Protokoll schreiben Protokollregister Personenregister Personenverzeichnis isys Informatik isisDie Personen eines Protokollbandes werden mit den Titeln, unter denen sie in den Protokollen vorkommen, in einem Personenregister zusammengestellt. Das Personenregister unterscheidet sich vom Stichwortregister darin, dass in ihm automatisch die korrekte Reihenfolge Nachname Vorname erscheint. Analog zum Personenregister kann auch ein Firmenregister und eine Vergabeliste erstellt werden.

Pendenzenverwaltung & Geschäftskontrolle

Ein Geschäft in einem Protokoll, das als Pendenz bearbeitet werden soll, wird in die Pendenzverwaltung eingetragen. Gleichzeitig wird die Person oder das Ressort festgehalten, die dies Geschäft bis zu einem Fälligkeitstermin bearbeiten soll. Zusätzlich wird vermerkt, wie die Bearbeitung zu geschehen hat.

Die Pendenzen können als Liste nach verschiedenen Kriterien wie Fälligkeitsdatum oder -zeitraum, dem zuständigen Ressort oder nach Stichworten zusammengestellt und ausgedruckt werden.

Neben Protokollgeschäften können Pendenzen auch direkt in die Datenbank eingetragen werden.

Eine bearbeitete Pendenz kann in ein späteres Protokoll wieder eingebaut werden. Dazu kann man entweder nur den Titel des Geschäfts aus der Pendenzverwaltung übernehmen. Man kann aber auch - wenn man Teile des Geschäftstexts wieder verwenden will - das vollständige Geschäft aus dem früheren Protokoll übernehmen.

Suche

Suche nach Geschäften

Während man im gedruckten Protokollband ein Geschäft mit Hilfe des Inhaltsverzeichnisses oder der Stichwort- und Personenregister sucht, steht für die Suche auf dem Rechner ein besonderes Suchfenster zur Verfügung. In diesem kann man nach den verschiedensten Kriterien wie Datum oder Zeitraum der Sitzung, Textteilen aus Registertitel oder Traktandenüberschrift, Nummer im Registerplan, Protokollnummer, Stichwörtern oder nach Personen einzelne oder mehrere Geschäfte suchen. Die gefundenen Geschäfte werden in einer Liste oder einzeln dargestellt und auf Wunsch ausgedruckt.

In dieser Liste kann man mit einem Mausklick direkt das zugehörige Protokoll aufrufen. In diesem wird der Anfang des gesuchten Traktandums automatisch angesprungen. Von einem gefundenen Geschäft kann man ebenso mit einem Mausklick ein dazu relevantes Dokument direkt aufrufen und öffnen.

Geschäftssammlung

Man kann in der Liste der gefundenen Geschäfte mehrere auswählen und diese aus ihren verschiedenen Protokollen in eine gemeinsame Sammlung kopieren lassen.

Volltextsuche

Die Suche nach Geschäften wird ergänzt durch eine Volltextsuche. Mit ihr kann nach einer beliebigen Zeichenfolge in den Protokollen gesucht werden. Das Suchergebnis ist eine Liste von Protokollen, in der eins per Mausklick ausgewählt und geöffnet werden kann. Ein einfacher Suchmechanismus zeigt sodann die gesuchte Zeichenfolge in diesem Protokoll an.

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