isys-Protokollregister

Protokoll in MS Word verfasst

Protokolle werden mit isys-Protokollregister mit MS Word verfasst. Alle Word-Funktionen stehen nach wie vor zur Verfügung. Mit der zusätzlichen Menüzeile, wird Word durch isys-Protokollregister ergänzt.

Aus dem Registerplan werden Registertitel (auf Wusch auch mehrere Zeilen entsprechend ihrer Hierarchie) mit einem einfachen und schnellen Mechanismus in das Protokoll übernommen und durch Traktandentitel, ergänzt.

Im Text eines Traktandums werden Stichworte und Personen markiert, nach denen später Geschäfte mit den Suchfunktionen wieder gefunden werden können. Geschäfte und Traktanden werden automatisch nummeriert und zusammen mit ihren Stichwörtern und Personen in die Registerverwaltung übertragen:

• Die Registerzeile mit Registertitel und Signatur wird aus dem Registerplan übernommen.
• Die Traktandennummern links im Protokoll beginnen in jedem Protokoll mit 1.
• Die Geschäftsnummern rechts im Protokoll nummerieren die Geschäfte eines Jahres fortlaufend.

Aus den gespeicherten Daten werden automatisch die verschiedenen Verzeichnisse erstellt. Zu jedem Protokoll können auf Knopfdruck die passende Einladung, die Traktandenliste und Protokollauszüge erstellt werden. Optional können Geschäfte als Pendenzen verwaltet werden.

Den Protokollen wird ein gemeinde- oder kantonsspezifischer Registerplan zu Grunde gelegt.

Aus diesem Registerplan werden Registertitel (auf Wusch auch mehrere Zeilen entsprechend ihrer Hierarchie) mit einem einfachen und schnellen Mechanismus in das Protokoll übernommen und durch Traktandenüberschriften, die Titel der Geschäfte, ergänzt. Einer Registerzeile können mehrere Traktanden und einem Traktandum können mehrere Reigsterzeilen zugeordnet werden.
Im Protokollregister werden die Registerzeilen mit allen ihnen zugeordneten Traktanden aufgelistet. Mit den Suchfunktionen kann auch nach den Geschäften gesucht werden, die einer bestimmten Registerzeile zugeordnet sind.

Traktanden

Die Traktandentitel werden im Protokoll aus einer normalen Textzeile auf Knopfdruck in der zusätzlichen Menüleiste von isys-Protokollregister erstellt. Die Nummerierung der Titel und die Erstellung der Traktandenliste geschieht automatisch.

Standardtraktanden

Wiederkehrende Standardtraktanden werden in einer Liste hinterlegt, aus der sie mit einem einfachen Mechanismus schnell in das Protokoll übernommen werden.

Untertitel, Obertitel und Zwischentitel

Die Traktandentitel können mit Spezialtiteln wie Unter-, Ober- und Zwischentitel weiter gegliedert werden.

Verzeichnisse

Protokollregister

Aus den Einträgen der Registerverwaltung wird jährlich oder für beliebige Zeiträume automatisch ein Protokollregister als Inhaltsverzeichnis für den Protokollband erstellt. Zu jeder Registerzeile werden die vorhandenen Traktandentitel aufgelistet. Das Protokollregister ist zum Einbinden vorn in dem Protokollband vorgesehen.

Stichwortregister

Die Stichwörter eines Protokollbandes werden mit den Titeln, unter denen sie in den Protokollen vorkommen, in einem Stichwortregister zusammengestellt. Das Stichwortregister ist dafür vorgesehen, hinten in den Protokollband eingebunden zu werden.

Personenregister

Die Personen eines Protokollbandes werden mit den Titeln, unter denen sie in den Protokollen vorkommen, in einem Personenregister zusammengestellt. Das Personenregister unterscheidet sich vom Stichwortregister darin, dass in ihm automatisch die korrekte Reihenfolge Nachname Vorname erscheint.